Serwis Rzeczypospolitej Polskiej
Platforma GovTech
Opracowanie i wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego zapewniającego dostępność, spójność danych i umożliwiającego realizację zadań dotyczących nieruchomości na terenie Płocka
Przyjmowanie zgłoszeń zakończone
Zaproszenie do konsultacji
Zapraszamy do udziału w konsultacjach planowanego do realizacji we współpracy z partnerem rynkowym projektu innowacyjnego. W trakcie konsultacji omówiony zostanie cel i zakres projektu oraz przedstawione zostaną oczekiwane ramy czasowe realizacji. Od uczestników konsultacji planowane jest pozyskanie informacji dotyczących możliwości realizacji oczekiwanych funkcjonalności w zależności od budżetu projektu, realności jego wykonania z użyciem najnowszych osiągnięć techniki oraz rekomendowanych kryteriach wyboru pozwalających wybrać najlepszego partnera do wsółpracy.
Funkcjonowanie dziś, opis potrzeby

Potrzeba realizacji projektu odpowiada na trendy związane z cyfryzacją administracji publicznej i coraz większą popularnością e-usług.

Działania instytucji krajowych zmierzają także do cyfryzacji procesów w zakresie nieruchomości i architektury. Przykładem jest portal e-Budownictwo - oficjalna rządowa aplikacja do składania wniosków w procesie budowlanym. Dynamiczna popularyzacja e-usług wpisuje się również w oczekiwania klientów urzędów.

Bezpośrednią przesłanką do podjęcia projektu są także wewnętrzne trudności i wyzwania związane z zapewnieniem aktualności, spójności, wielostopniowej weryfikacji danych, przepływem informacji pomiędzy wieloma wydziałami i systemami zewnętrznymi w procesach realizacji zadań z zakresu nieruchomości i architektury. Sytuacja ta wynika z tradycyjnego, papierowego obiegu dokumentów, a co za tym idzie niskiego stopnia cyfryzacji baz i rejestrów miejskich.

Oczekiwana zmiana

Zaprojektowanie i wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego zapewniającego dostępność i spójność danych dotyczących nieruchomości na terenie Płocka, ma umożliwić skrócenie czasu obsługi klienta, wdrożenie e-usług publicznych, optymalizację czasu pracy pracowników oraz efektywniejszą realizację zadań wynikających z przepisów prawa.

Oczekujemy:

  • zmniejszenia o ok. 30% czasu realizacji czynności niezwiązanych z merytoryką sprawy, czyli czynności zmierzających do pozyskania danych na potrzeby konkretnej sprawy;
  • skrócenie średniego czasu wydawania dokumentów o 20%;
  • skrócenie średniego czasu uzyskania pełnych informacji (w oparciu o prawidłowe dane) co najmniej o 50%;
  • zmniejszenia liczby zaświadczeń składanych i odbieranych drogą tradycyjną o przeznaczeniu w planie miejscowym lub położeniu na obszarze rewitalizacji - docelowo klienci będą mogli pobierać te informacje samodzielnie;
  • wyeliminowania konsekwencji błędów decyzyjnych, np. konieczności wypłaty odszkodowań.
Wymagania funkcjonalne

Podstawowe funkcjonalności systemu będą obsługiwać następująca zadania z obszaru architektury i nieruchomości.

I. Obsługa procesów dzierżawy
1. Powiązanie z bazą Ewidencji Mienia Gminnego
2. Przyjęcie wniosku złożonego elektronicznie
3. Wprowadzenie do systemu wniosku złożonego papierowo
4. Automatyczne powiązanie wniosku z działką, której dotyczy
5. Weryfikacja: stanu prawnego, planowanych inwestycji, innych umów dotyczących działki
6. Informacja o statusie: kto, od kiedy pracuje nad danym obszarem/działką
7. Wykaz osób, które jednocześnie pracują nad tą działką - ostrzeżenie/komunikat
8. Rejestracja daty i godziny wprowadzania informacji
9. Szablony: wzoru umowy / odmowy z danymi ewidencyjnymi zaciągniętymi automatycznie
10. Obsługa podpisu elektronicznego ze strony urzędu i klienta
11. Weryfikacja podpisów i nadanie numeru w rejestrze umów
12. Zatwierdzenie umowy w rejestrze umów
13. Komunikacja z klientem powinna odbywać się drogą mailową, ewentualnie bramką SMS.
14. Mechanizm przypominania o terminach obowiązywania umowy - dedykowane ustawienia terminu przypomnienia / możliwość edycji; automatyczne przypomnienie dla klienta o zbliżającym się końcu umowy
15. Publikacja zanonimizowanej umowy w rejestrze w Biuletynie Informacji Publicznej (możliwość anonimizacji i eksportu danych).
16. Wyświetlanie metryki/historii sprawy związanej z daną działką (eksport do formatu  PDFie, w tym komentarze o poszczególnych krokach, ustaleniach itp.).

II. Obsługa procesu sprzedaży działek
1. Wyselekcjonowanie działki do sprzedaży
2. Opcja podglądu załączników graficznych, analiza lokalizacji i uwarunkowań
3. Weryfikacja: stanu prawnego i innych inwestycji planowanych na działce, przeznaczenie w Miejskim Planie Zagospodarowania Przestrzennego, podłączenia do sieci, plan wykorzystania nieruchomości, rejestr zabytków, rejestr spraw sądowych
4. Generowanie raportu nt. stanu działki wg zadanych parametrów
5. Możliwość podłączania załączników, np. operatu szacunkowego
6. Szablon Karta działki - wszystkie parametry i charakterystyki do ogłoszenia o przetargu
7. Podgląd załączników graficznych
8. Publikowanie ogłoszeń o sprzedaży
9. Wprowadzenie protokołu z licytacji
10. Tworzenie listy dokumentów do aktu notarialnego
11. Podłączanie dokumentów do aktu notarialnego będących w zasobach gminy

III. Procesy wydawania pozwoleń na budowę

1. Rejestracja wniosku oraz wykazu załączników w systemie
2. Tworzenie edytowalnej checklisty załączników
3. Szablony pism i wezwań - powiązane z konkretnymi załącznikami
4. Opcja wydruku, zapisanie w systemie obiegu dokumentów, wysyłka z systemu
5. Weryfikacja zapisów projektu pod kątem oddziaływania
6. Integracja z portalem geodezyjnym umożliwiająca m.in. zaznaczanie działek w Geoportalu i pobieranie danych do korespondencji seryjnej na potrzeby ustalenia stron postępowania - możliwość edycji zaciągniętych danych
7. Możliwość tworzenia pism o wszczęciu postępowania na podstawie przygotowanych wcześniej szablonów
8. Wyliczanie i oznaczanie w sprawie daty doręczenia i oraz generowanie potwierdzeń doręczenia ("zwrotek")
9. Implementacja algorytmu obliczania daty ostateczności decyzji = odbioru ostatniego pisma + np. 14 dni
10. Weryfikacja z zapisami planu miejscowego / decyzji o WZ
11. Odznaczanie zrealizowanych etapów
12. Szablony pism/postanowień z automatycznie pobieranymi danymi
13. Zarządzanie terminami uzupełnień
14. Możliwość dodawania notatek służbowych, np. o poprawkach na dokumentacji
15. Weryfikacja aktualności uprawnień projektantów

IV. Uprawnienia dostępne z poziomu kierownika (dodatkowe):
1. Raporty / zestawienia umów wg zadanych kryteriów
2. Raporty spraw wg zadanych kryteriów
3. Dekretacja zadań i spraw
4. Raport z postępu - na jakim etapie jest pracownik
5. Określenie kamieni milowych - działań i terminów realizacji
6. Podgląd spraw w trakcie realizacji
7. Grupowanie zmian wprowadzanych przez poszczególne wydziały i pracowników

V. Moduły do sprawozdawczości na potrzeby instytucji zewnętrznych. np. GUS, GUNB

VI. Moduł konfiguratora aplikacji - na potrzeby tworzenia własnych rejestrów zbiorów danych

VII. Moduł konfiguratora szablonów pism

VIII. Konfigurator raportów - wg zadanych atrybutów

IX. Moduł płatności online

Kluczowe są kwestie UX - system musi być bardzo przyjazny użytkownikom i zachęcać ich do korzystania z niego.

Harmonogram
Zgłoszenia od 03.06.2022 do 10.06.2022
Przewidywane zakończenie dialogu 30.06.2022
Miejsce prowadzenia konsultacji

Organizator przewiduje spotkania w: Płock.

Organizator dopuszcza udział online: TAK

Inne, istotne planowane zapisy umowy o realizacje
Kontakt
Zamawiający udziela odpowiedzi pod warunkiem, że pytanie wpłynie w okresie prowadzenia konsultacji. Jeżeli pytanie wpłynie po upływie terminu lub dotyczy udzielonych już odpowiedzi i wyjaśnień, organizator konsultacji może udzielić wyjaśnień albo pozostawić takie pytania bez rozpoznania.
Komunikacja z uczestnikami prowadzona jest w formie elektronicznej, pocztą email lub przez Platformę Konkursową.
Rafał Frankowski
tel. 243671738
rafal.frankowski@plock.eu
Pytania i odpowiedzi
ZADAJ PYTANIE
Dokumentacja konsultacji
TAGI
mapyOCRprzetwarzanie obrazów
W celu świadczenia usług na najwyższym poziomie stosujemy pliki cookies. Korzystanie z naszej witryny oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu. W każdym momencie można dokonać zmiany ustawień Państwa przeglądarki. Zobacz politykę cookies.