Potrzeba realizacji projektu odpowiada na trendy związane z cyfryzacją administracji publicznej i coraz większą popularnością e-usług.
Działania instytucji krajowych zmierzają także do cyfryzacji procesów w zakresie nieruchomości i architektury. Przykładem jest portal e-Budownictwo - oficjalna rządowa aplikacja do składania wniosków w procesie budowlanym. Dynamiczna popularyzacja e-usług wpisuje się również w oczekiwania klientów urzędów.
Bezpośrednią przesłanką do podjęcia projektu są także wewnętrzne trudności i wyzwania związane z zapewnieniem aktualności, spójności, wielostopniowej weryfikacji danych, przepływem informacji pomiędzy wieloma wydziałami i systemami zewnętrznymi w procesach realizacji zadań z zakresu nieruchomości i architektury. Sytuacja ta wynika z tradycyjnego, papierowego obiegu dokumentów, a co za tym idzie niskiego stopnia cyfryzacji baz i rejestrów miejskich.
Zaprojektowanie i wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego zapewniającego dostępność i spójność danych dotyczących nieruchomości na terenie Płocka, ma umożliwić skrócenie czasu obsługi klienta, wdrożenie e-usług publicznych, optymalizację czasu pracy pracowników oraz efektywniejszą realizację zadań wynikających z przepisów prawa.
Oczekujemy:
Podstawowe funkcjonalności systemu będą obsługiwać następująca zadania z obszaru architektury i nieruchomości.
I. Obsługa procesów dzierżawy
1. Powiązanie z bazą Ewidencji Mienia Gminnego
2. Przyjęcie wniosku złożonego elektronicznie
3. Wprowadzenie do systemu wniosku złożonego papierowo
4. Automatyczne powiązanie wniosku z działką, której dotyczy
5. Weryfikacja: stanu prawnego, planowanych inwestycji, innych umów dotyczących działki
6. Informacja o statusie: kto, od kiedy pracuje nad danym obszarem/działką
7. Wykaz osób, które jednocześnie pracują nad tą działką - ostrzeżenie/komunikat
8. Rejestracja daty i godziny wprowadzania informacji
9. Szablony: wzoru umowy / odmowy z danymi ewidencyjnymi zaciągniętymi automatycznie
10. Obsługa podpisu elektronicznego ze strony urzędu i klienta
11. Weryfikacja podpisów i nadanie numeru w rejestrze umów
12. Zatwierdzenie umowy w rejestrze umów
13. Komunikacja z klientem powinna odbywać się drogą mailową, ewentualnie bramką SMS.
14. Mechanizm przypominania o terminach obowiązywania umowy - dedykowane ustawienia terminu przypomnienia / możliwość edycji; automatyczne przypomnienie dla klienta o zbliżającym się końcu umowy
15. Publikacja zanonimizowanej umowy w rejestrze w Biuletynie Informacji Publicznej (możliwość anonimizacji i eksportu danych).
16. Wyświetlanie metryki/historii sprawy związanej z daną działką (eksport do formatu PDFie, w tym komentarze o poszczególnych krokach, ustaleniach itp.).
II. Obsługa procesu sprzedaży działek
1. Wyselekcjonowanie działki do sprzedaży
2. Opcja podglądu załączników graficznych, analiza lokalizacji i uwarunkowań
3. Weryfikacja: stanu prawnego i innych inwestycji planowanych na działce, przeznaczenie w Miejskim Planie Zagospodarowania Przestrzennego, podłączenia do sieci, plan wykorzystania nieruchomości, rejestr zabytków, rejestr spraw sądowych
4. Generowanie raportu nt. stanu działki wg zadanych parametrów
5. Możliwość podłączania załączników, np. operatu szacunkowego
6. Szablon Karta działki - wszystkie parametry i charakterystyki do ogłoszenia o przetargu
7. Podgląd załączników graficznych
8. Publikowanie ogłoszeń o sprzedaży
9. Wprowadzenie protokołu z licytacji
10. Tworzenie listy dokumentów do aktu notarialnego
11. Podłączanie dokumentów do aktu notarialnego będących w zasobach gminy
III. Procesy wydawania pozwoleń na budowę
1. Rejestracja wniosku oraz wykazu załączników w systemie
2. Tworzenie edytowalnej checklisty załączników
3. Szablony pism i wezwań - powiązane z konkretnymi załącznikami
4. Opcja wydruku, zapisanie w systemie obiegu dokumentów, wysyłka z systemu
5. Weryfikacja zapisów projektu pod kątem oddziaływania
6. Integracja z portalem geodezyjnym umożliwiająca m.in. zaznaczanie działek w Geoportalu i pobieranie danych do korespondencji seryjnej na potrzeby ustalenia stron postępowania - możliwość edycji zaciągniętych danych
7. Możliwość tworzenia pism o wszczęciu postępowania na podstawie przygotowanych wcześniej szablonów
8. Wyliczanie i oznaczanie w sprawie daty doręczenia i oraz generowanie potwierdzeń doręczenia ("zwrotek")
9. Implementacja algorytmu obliczania daty ostateczności decyzji = odbioru ostatniego pisma + np. 14 dni
10. Weryfikacja z zapisami planu miejscowego / decyzji o WZ
11. Odznaczanie zrealizowanych etapów
12. Szablony pism/postanowień z automatycznie pobieranymi danymi
13. Zarządzanie terminami uzupełnień
14. Możliwość dodawania notatek służbowych, np. o poprawkach na dokumentacji
15. Weryfikacja aktualności uprawnień projektantów
IV. Uprawnienia dostępne z poziomu kierownika (dodatkowe):
1. Raporty / zestawienia umów wg zadanych kryteriów
2. Raporty spraw wg zadanych kryteriów
3. Dekretacja zadań i spraw
4. Raport z postępu - na jakim etapie jest pracownik
5. Określenie kamieni milowych - działań i terminów realizacji
6. Podgląd spraw w trakcie realizacji
7. Grupowanie zmian wprowadzanych przez poszczególne wydziały i pracowników
V. Moduły do sprawozdawczości na potrzeby instytucji zewnętrznych. np. GUS, GUNB
VI. Moduł konfiguratora aplikacji - na potrzeby tworzenia własnych rejestrów zbiorów danych
VII. Moduł konfiguratora szablonów pism
VIII. Konfigurator raportów - wg zadanych atrybutów
IX. Moduł płatności online
Kluczowe są kwestie UX - system musi być bardzo przyjazny użytkownikom i zachęcać ich do korzystania z niego.
Organizator przewiduje spotkania w: .
Organizator dopuszcza udział online: TAK
Ogłoszenie o wstępnych konsultacjach rynkowych
Regulamin przeprowadzania wstępnych konsultacji rynkowych
Zgłoszenie do udziału we wstępnych konsultacjach rynkowych