Serwis Rzeczypospolitej Polskiej
Platforma GovTech
Zaprojektowanie oraz wdrożenie Systemu, który usprawni oraz zautomatyzuje procesy realizacji rocznego planu zamówień w Urzędzie Miejskim
Przyjmowanie zgłoszeń zakończone
przewidywany budżet wdrożenia
200 000,00 zł brutto
Zaproszenie do konsultacji
Zapraszamy do udziału w konsultacjach planowanego do realizacji we współpracy z partnerem rynkowym projektu innowacyjnego. W trakcie konsultacji omówiony zostanie cel i zakres projektu oraz przedstawione zostaną oczekiwane ramy czasowe realizacji. Od uczestników konsultacji planowane jest pozyskanie informacji dotyczących możliwości realizacji oczekiwanych funkcjonalności w zależności od budżetu projektu, realności jego wykonania z użyciem najnowszych osiągnięć techniki oraz rekomendowanych kryteriach wyboru pozwalających wybrać najlepszego partnera do wsółpracy.
Funkcjonowanie dziś, opis potrzeby

GENEZA: Urząd Miasta Zabrze systematycznie pracuje nad tym, żeby stawać się coraz nowocześniejszym. Co roku przygotowywany jest plan postępowań, który przez cały rok wymaga aktualizacji. Towarzyszą temu utrudnienia zarówno po stronie wydziałów merytorycznych w zakresie właściwej klasyfikacji postępowań oraz po stronie Biura Zamówień Publicznych w kontekście scalania całego planu i kontroli jego aktualności. Bardzo ważnym aspektem jest również monitorowanie realizacji umów oraz długotrwały proces przygotowania dokumentacji zamówień. Są konkretne przepisy, które obligują urząd do podejmowania działań we wskazanych terminach, których przekroczenie grozi naruszeniem ustawy o zamówieniach publicznych. Zautomatyzowanie całego procesu pozwoli usprawnić monitorowanie terminowości, ale co ważniejsze zaoszczędzi czas poszczególnych jednostek, który może być wykorzystany na podjęcie innych zadań.

Użytkownicy: Pracownicy Biura Zamówień Publicznych, Naczelnicy oraz pracownicy Wydziałów zajmujący się zamówieniami publicznymi.

 

 

Oczekiwana zmiana

CEL projektu:

Wdrożenie systemu do realizacji zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Zabrzu:

·         skrócenie czasu przygotowywania zbiorczego planu postępowań o minimum tydzień;

·         eliminacja pism wysyłanych wewnątrz urzędu (Biuro Zamówień Publicznych -> Wydziały);

·         ograniczenie liczby zapytań w zakresie wypełniania planów o 20%;

·         realizacja postępowań zgodnie z planem;

·         zautomatyzowanie procesu przygotowania dokumentacji zamówień;

·         monitorowanie realizacji umów;

·         0 (zero) przekroczeń w terminach ustawowych postępowań.

 

 

Wymagania funkcjonalne

Główne oczekiwanie funkcjonalności systemu:

I. Musi mieć:

a) aktualny plan w jednym miejscu;

b) scalanie podobnych zamówień czy dane zamówienie przekracza progi unijne;

c) widoczność planu dla kilku osób w wydziale;

d) możliwość bieżącego zsumowania danego wydziału;

e) możliwość wprowadzenia zmian dla kilku osób w wydziale;

f)  możliwość zatwierdzenia planu;

g) powiadomienia na maila (krótka treść);

h) generator dokumentacji zamówień;

i) aktualne wzory dokumentów (np. swz);

j) śledzenie etapu zawarcia umowy;

k) tworzenie raportów standardowych;

l) eksportowanie danych do dalszej analizy na zew.;

m) możliwość skonsultowania/ wyjaśnienia danej pozycji;

n) alerty (to co wynika z tego co zostało wprowadzone, pilnowanie terminów);

o) możliwość wprowadzenia informacji (wprowadzenie daty) protokołu końcowego lub zakończenia umowy (np. dot. ATiK);

p) pilnowanie ścieżki obiegu (np. brak zatwierdzenia);

q) weryfikacja skopiowanych kodów cpv;

r) tworzenie planów na bieżąco;

s) słowniki kodów cpv itp.;

t) gotowy szablon pisma;

u) możliwość zaciągania danych z wybranych pozycji planu;

v) możliwość wprowadzenia informacji o dokonaniu wyboru (wprowadzenie daty) oraz alerty informujące, że nie ma umowy;

w) informacja o zatwierdzonym planie na wydziały UM wraz z informacją wydziałów wiodących.

Harmonogram
Zgłoszenia od 05.05.2022 do 12.05.2022
Przewidywane zakończenie dialogu 20.05.2022
Miejsce prowadzenia konsultacji

Organizator przewiduje spotkania w: Zabrze.

Organizator dopuszcza udział online: TAK

Inne, istotne planowane zapisy umowy o realizacje
Kontakt
Zamawiający udziela odpowiedzi pod warunkiem, że pytanie wpłynie w okresie prowadzenia konsultacji. Jeżeli pytanie wpłynie po upływie terminu lub dotyczy udzielonych już odpowiedzi i wyjaśnień, organizator konsultacji może udzielić wyjaśnień albo pozostawić takie pytania bez rozpoznania.
Komunikacja z uczestnikami prowadzona jest w formie elektronicznej, pocztą email lub przez Platformę Konkursową.
Ewa Kuźma
tel. +48323733537
ekuzma@um.zabrze.pl
Pytania i odpowiedzi
ZADAJ PYTANIE
Dokumentacja konsultacji
TAGI
aplikacja mobilnaduże zbiory danychprojektowanie UX
W celu świadczenia usług na najwyższym poziomie stosujemy pliki cookies. Korzystanie z naszej witryny oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu. W każdym momencie można dokonać zmiany ustawień Państwa przeglądarki. Zobacz politykę cookies.