GENEZA: Urząd Miasta Zabrze systematycznie pracuje nad tym, żeby stawać się coraz nowocześniejszym. Co roku przygotowywany jest plan postępowań, który przez cały rok wymaga aktualizacji. Towarzyszą temu utrudnienia zarówno po stronie wydziałów merytorycznych w zakresie właściwej klasyfikacji postępowań oraz po stronie Biura Zamówień Publicznych w kontekście scalania całego planu i kontroli jego aktualności. Bardzo ważnym aspektem jest również monitorowanie realizacji umów oraz długotrwały proces przygotowania dokumentacji zamówień. Są konkretne przepisy, które obligują urząd do podejmowania działań we wskazanych terminach, których przekroczenie grozi naruszeniem ustawy o zamówieniach publicznych. Zautomatyzowanie całego procesu pozwoli usprawnić monitorowanie terminowości, ale co ważniejsze zaoszczędzi czas poszczególnych jednostek, który może być wykorzystany na podjęcie innych zadań.
Użytkownicy: Pracownicy Biura Zamówień Publicznych, Naczelnicy oraz pracownicy Wydziałów zajmujący się zamówieniami publicznymi.
CEL projektu:
Wdrożenie systemu do realizacji zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Zabrzu:
· skrócenie czasu przygotowywania zbiorczego planu postępowań o minimum tydzień;
· eliminacja pism wysyłanych wewnątrz urzędu (Biuro Zamówień Publicznych -> Wydziały);
· ograniczenie liczby zapytań w zakresie wypełniania planów o 20%;
· realizacja postępowań zgodnie z planem;
· zautomatyzowanie procesu przygotowania dokumentacji zamówień;
· monitorowanie realizacji umów;
· 0 (zero) przekroczeń w terminach ustawowych postępowań.
Główne oczekiwanie funkcjonalności systemu:
I. Musi mieć:
a) aktualny plan w jednym miejscu;
b) scalanie podobnych zamówień czy dane zamówienie przekracza progi unijne;
c) widoczność planu dla kilku osób w wydziale;
d) możliwość bieżącego zsumowania danego wydziału;
e) możliwość wprowadzenia zmian dla kilku osób w wydziale;
f) możliwość zatwierdzenia planu;
g) powiadomienia na maila (krótka treść);
h) generator dokumentacji zamówień;
i) aktualne wzory dokumentów (np. swz);
j) śledzenie etapu zawarcia umowy;
k) tworzenie raportów standardowych;
l) eksportowanie danych do dalszej analizy na zew.;
m) możliwość skonsultowania/ wyjaśnienia danej pozycji;
n) alerty (to co wynika z tego co zostało wprowadzone, pilnowanie terminów);
o) możliwość wprowadzenia informacji (wprowadzenie daty) protokołu końcowego lub zakończenia umowy (np. dot. ATiK);
p) pilnowanie ścieżki obiegu (np. brak zatwierdzenia);
q) weryfikacja skopiowanych kodów cpv;
r) tworzenie planów na bieżąco;
s) słowniki kodów cpv itp.;
t) gotowy szablon pisma;
u) możliwość zaciągania danych z wybranych pozycji planu;
v) możliwość wprowadzenia informacji o dokonaniu wyboru (wprowadzenie daty) oraz alerty informujące, że nie ma umowy;
w) informacja o zatwierdzonym planie na wydziały UM wraz z informacją wydziałów wiodących.
Organizator przewiduje spotkania w: Zabrze.
Organizator dopuszcza udział online: TAK