Serwis Rzeczypospolitej Polskiej
Platforma GovTech
Wstępne konsultacje rynkowe związane z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na Wdrożenie systemu klasy ERP.
Przyjmowanie zgłoszeń zakończone
Zaproszenie do konsultacji
Zapraszamy do udziału w konsultacjach planowanego do realizacji we współpracy z partnerem rynkowym projektu innowacyjnego. W trakcie konsultacji omówiony zostanie cel i zakres projektu oraz przedstawione zostaną oczekiwane ramy czasowe realizacji. Od uczestników konsultacji planowane jest pozyskanie informacji dotyczących możliwości realizacji oczekiwanych funkcjonalności w zależności od budżetu projektu, realności jego wykonania z użyciem najnowszych osiągnięć techniki oraz rekomendowanych kryteriach wyboru pozwalających wybrać najlepszego partnera do wsółpracy.
Funkcjonowanie dziś, opis potrzeby

W związku z realizacją przez Gminę różnych zadań, w tym zadań własnych i zleconych Gminy, a także zadań użyteczności publicznej, Gmina potrzebuje nowoczesnego systemu analizy kompetencji personelu Gminy i jej jednostek budżetowych, który umożliwiłby m.in. 1) onboarding nowych osób, 2) ocenę ich kwalifikacji, 3) budowanie dla nich ścieżek karier, 4) opisywanie stanowisk pracy, 5) wartościowanie pracy personelu, 6) kadry i płace z funkcjonalnościami portalu pracownika, sprawozdawczością i elektronicznym prowadzeniem akt osobowych. Dzięki takiemu systemowi, który uwzględniać będzie rozwiązania informatyczne dostosowane do potrzeb Gminy, możliwe będzie sprawne budowanie zespołów projektowych i w ten sposób wdrożenie metodyk zwinnych, jak również dopasowanie składu zespołów do poszczególnych problemów. System umożliwi szybsze odpowiadanie na dostrzeżone potrzeby, łączenie kompetencji różnych osób i osiąganie w ten sposób efektów synergii. W rezultacie zwiększy się efektywność funkcjonowania administracji w Gminie, a to przyniesie korzyść wszystkim interesariuszom, w szczególności mieszkańcom.

Celem wstępnych konsultacji rynkowych jest:

Pozyskanie informacji dotyczących istniejących na rynku rozwiązań IT w zakresie wdrożenia zintegrowanego systemu klasy ERP, który doprowadzi do automatyzacji procesów kadrowych i sprawozdawczych w Urzędzie Miasta Gdyni i jednostkach budżetowych Gdyni oraz będzie je efektywnie wspierał.

Zamawiający spodziewa się, że konsultacje rynkowe pozwolą na:

·      uzyskanie niezbędnych informacji o charakterze technicznym, technologicznym, organizacyjnym oraz ekonomicznym,

·      poinformowanie wykonawców o wymaganiach Zamawiającego dotyczących planowanego postępowania,

·      zebranie innych informacji służących do opracowania dokumentacji planowanego postępowania,

·      określenia najważniejszych warunków umowy na realizację zamówienia.

Wstępne konsultacje rynkowe mają na celu określenie najlepszych, najnowocześniejszych, najkorzystniejszych technicznie, technologicznie, organizacyjnie oraz ekonomicznie rozwiązań w wyżej określonym zakresie.

Oczekiwana zmiana

Oczekiwane zmiany i ulepszenia:

-         liczba procesów z zakresu miękkiego HR i twardych kadr wspieranych przez system

-         liczba uzupełnionych profili pracowników

-         liczba zrealizowanych ocen pracowniczy (w przypadku wdrożenia modułu ocen pracowniczych)

-         liczba zautomatyzowanych procesów

-         średni czas obsługi danego procesu przed wdrożeniem systemu i po wdrożeniu

-         liczba procesów, które zostały przesunięte na samoobsługę pracowników tzw. self-service dostępny we wszystkich systemach

Wymagania funkcjonalne

Główne oczekiwania Zamawiającego co do funkcjonalności systemu:

1)              E-teczki pracowników

a)         Tworzenie elektronicznych teczek pracowników

b)         Generowanie podpisów elektronicznych z systemu;

c)         Możliwość przyjmowania i przetwarzania dokumentacji wytworzonej w innych programach;

d)         Możliwość wytwarzania akt w formie plików XML;

e)         Wielopoziomowe zatwierdzanie;

f)           Wyszukiwanie konkretnego pracownika (filtrowanie danych)

g)         Załączanie dokumentów powiązanych z rozwojem danego pracownika (np. certyfikaty po ukończonym szkoleniu)

2)              Ocena pracownicza

a)         Możliwość przeprowadzenia oceny pracowniczej

b)         Dostęp do archiwalnych ocen pracowniczych danego pracownika

3)              Budowanie ścieżek karier;

4)              Opisywanie stanowisk pracy;

5)              Wartościowanie stanowisk

6)              Wielofirmowość

a)         Możliwość obsługi kadrowo-płacowej kilku jednostek wraz ze scalaniem danych do analizy;

b)         Możliwość rozdzielenia administrowania danymi pracowników na poszczególne jednostki

7)              Onboarding

a)         Definiowanie przebiegu procesu onboardingu dla danego pracownika

b)         Monitorowanie przebiegu procesu onboardingu

8)              Luki kompetencyjne

a)         Identyfikacja luk kompetencyjnych poszczególnych pracowników

b)         Identyfikacja luk kompetencyjnych na poziomie danej jednostki

c)         Identyfikacja luk kompetencyjnych na poziomie Urzędu Miasta

9)              Baza dokumentów

a)         Dostęp do dokumentów związanych z kwestiami pracowniczymi (rozporządzenia, regulaminy itp.)

b)         Możliwość integracji z bazą dokumentów zewnętrznych aplikacji

10)          Szkolenia

a)         Możliwość tworzenia własnych szkoleń i ich udostępniania (platforma e-learningowa)

b)         Możliwość umieszczania materiałów edukacyjnych

11)          Analityka Kadrowa

a)         przetwarzanie danych pracowników po wybranych kryteriach

b)         tworzenie raportów i statystyk w dowolnym ujęciu na podstawie danych wprowadzonych do teczek osobowych;

c)         możliwość badania wskaźników finansowych w oparciu o fundusz płac, w tym celowości zatrudnienia;

d)         Badanie efektywności systemów wynagrodzeń;

e)         Badanie efektywności struktury organizacyjnej.

12)          Możliwość tworzenia i przeprowadzania ankiet  pracowniczych

13)          Możliwość przesłania i podziękowania (kudos) innemu pracownikowi.

Harmonogram
Zgłoszenia od 19.05.2022 do 31.05.2022
Przewidywane zakończenie dialogu 15.06.2022
Miejsce prowadzenia konsultacji

Organizator przewiduje spotkania w: Gdynia.

Organizator dopuszcza udział online: TAK

Kontakt
Zamawiający udziela odpowiedzi pod warunkiem, że pytanie wpłynie w okresie prowadzenia konsultacji. Jeżeli pytanie wpłynie po upływie terminu lub dotyczy udzielonych już odpowiedzi i wyjaśnień, organizator konsultacji może udzielić wyjaśnień albo pozostawić takie pytania bez rozpoznania.
Komunikacja z uczestnikami prowadzona jest w formie elektronicznej, pocztą email lub przez Platformę Konkursową.
Aleksandra Nenca
tel. 586688787
szkolenia@gdynia.pl
Pytania i odpowiedzi
ZADAJ PYTANIE
Dokumentacja konsultacji
TAGI
W celu świadczenia usług na najwyższym poziomie stosujemy pliki cookies. Korzystanie z naszej witryny oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu. W każdym momencie można dokonać zmiany ustawień Państwa przeglądarki. Zobacz politykę cookies.