Aktualnie opracowane i wdrożone w jednostce regulacje wewnętrzne (zarządzenie Wójta Gminy Tomice w sprawie regulaminu kontroli zarządczej w Urzędzie Gminy Tomice i jednostkach organizacyjnych Gminy) z 2010 roku, nie spełniają swojej roli, gdyż wymagają angażowania czasu w zakresie przygotowywania dokumentów, kontroli i sporządzania raportów. W okresie zwiększającej się ilości zadań kierowanych do jednostek samorządu terytorialnego oraz ograniczeń finansowych w sferze zwiększenia zatrudnienia w jednostce, realizacja obowiązków z zakresu kontroli zarządczej nie są realizowane w pełnym zakresie. Jedyne dokumenty planistyczne jakie funkcjonują w jednostce to budżet Gminy oraz plan zamówień publicznych redagowany z początkiem roku budżetowego. Ich funkcjonowanie nie przekłada się jednak w żaden sposób na szybkość, sprawność i organizację realizacji zadań i celów w nich uwzględnionych.  Jednostki podległe nie sporządzają planów działalności na kolejne lata a tym samym nie są określane cele strategiczne i operacyjne. Brak działania w tym zakresie uniemożliwia kontrolę realizacji zadań jednostek oraz identyfikację ryzyka związanego z ich działaniem. Ponadto należy wskazać, że kadra zarządcza nie ma możliwości wglądu w aktualny postęp realizacji danego zadania, a swoją wiedze na temat realizacji zadań czerpie wyłącznie z informacji przekazywanych przez pracowników merytorycznych. Ciężko jest tym samym weryfikować zgodność podejmowanych działań przez pracowników Urzędu jak i jednostek podległych z przepisami prawa oraz regulacjami wewnętrznymi. Praca w samorządzie, jak w każdej innej gałęzi działalności, podatna jest na reakcje związana ze zmianą sytuacji gospodarczej i politycznej regionu.

Konieczna jest zatem ciągła ocena ryzyka dla realizacji założonych planów i celów co w kontekście obowiązujących w jednostce regulacji wewnętrznych (przyjętych rozwiązań organizacyjnych) nie jest możliwe do realizacji w sposób ciągły.

Zauważalnym problemem jest również komunikacja wśród pracowników oraz relacja pomiędzy kadrą zarządzającą a pracownikami. Kadra zarządzająca nie ma możliwości stałego monitorowania relacji służbowych oraz oceny pracy pracowników poza tymi wynikającymi z efektów pracy. Koniecznym jest wdrożenie systemu samooceny pracowniczej, która w sposób nie angażujący czasu pracowników
i kadry zarządczej pozwoli jej na bieżącą diagnozę problemów w zespole. Zautomatyzowanie monitoringu  realizacji celów, zarządzania zgodnością i ryzykiem, kontroli zarządczej pozwoli na oszczędność czasu, przełoży się na efektywność wykonywanych zadań oraz realizację celów, a także zmniejszy ryzyko związane z nie wykonaniem zaplanowanych zadań. Ponadto zapewniona zostanie ciągłość działania jednostki oraz jednostek organizacyjnych. Opracowanie i wdrożenie planowanego rozwiązania pozwoli na osiągnięcie pozytywnych efektów społecznych w postaci poprawy jakości obsługi klientów, budowania pozytywnego wizerunku jednostki i podniesienia tym samym zaufania społecznego do Urzędu i jednostek organizacyjnych.

Wyzwanie nie dotyczy prowadzonej działalności gospodarczej a odbiorcą wsparcia będzie gmina.

1.    Celem Wstępnych Konsultacji Rynkowych jest uzyskanie informacji/doradztwo w zakresie
w szczególności:

a)    aspektów technologicznych systemu, parametrów technicznych urządzeń;

b)    wymogów odnoszących się do wzoru umowy – warunki realizacji zamówienia, termin wykonania zamówienia, etapy realizacji, sposób rozliczenia, wartość zamówienia, prawa autorskie;

c)    zarządzania systemem i obsługi powdrożeniowej;

d)    wymogów odnoszących się do dokumentacji przetargowej/prac konkursowych oraz analiza przez Wykonawców sposób wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu.

2. Zamawiający oczekuje:

1)    Narzędzia służącego usprawnieniu zarządzania: W jednym miejscu dostępne będą informacje dotyczące ilości procesów przypadających na danego użytkownika, stopnia zaawansowania realizacji zadania itp. co pozwoli na realną ocenę możliwości danego zespołu projektowego i ułatwi podejmowanie decyzji dotyczących ewentualnych zmian.

2)    Narzędzia służącego usprawnieniu komunikacji wewnętrznej: Udostępnienie narzędzia, dzięki któremu pracownicy będą mieli podgląd tego co dzieje się w danej sprawie, będą mogli pracować wspólnie na jednym dokumencie w tym samym czasie, a dodatkowo otrzymają możliwość swobodnego kontaktowania się ze sobą pojedynczo czy zespołowo wpłynie pozytywnie na przepływ informacji

3)    Narzędzia, które pozwoli sprawniej realizować zadania, ale i podejmować finalne decyzje.

3. W toku Wstępnych Konsultacji Rynkowych Zamawiający jest uprawniony do ograniczenia lub rozszerzenia zakresu ich przedmiotu do wybranych przez siebie zagadnień, o ile – w jego ocenie – pozwoli to na uzyskanie wszystkich istotnych informacji dla planowanego postępowania o  udzielenie zamówienia.

Wymagania ogólne:

1)    prowadzenia czatów grupowych w ramach wewnętrznej komunikacji pomiędzy różnymi zespołami roboczymi

2)    przechowywania dokumentów w formacie pdf, doc, pliki graficzne, pliki video, itp. na wspólnym dysku w chmurze z dostępem z dowolnego miejsca i czasu dla osób posiadających uprawnienia,

3)    możliwość wspólnego i jednoczesnego edytowania, komentowania dokumentu tekstowego, arkusza kalkulacyjnego, prezentacji multimedialnej, pliku pdf i innych,

4)    możliwość tworzenia ankiet internetowych ich publikacja oraz automatyczne gromadzenie danych w arkuszu kalkulacyjnym wraz z możliwością szybkiej wizualizacji (tabel, wykresów, itp),

5)    możliwość prowadzenia wspólnego kalendarza z funkcją wprowadzania wydarzeń przez wiele osób, możliwością wprowadzenia opisu wydarzenia, lokalizacji,

6)    obsługę poczty elektronicznej,

7)    dostęp do zasobów z urządzeń mobilnych.

Wymagania w zakresie prowadzenia zadań / projektów

1)    System powinien umożliwiać tworzenie projektu:

a.    poprzez ręczne zdefiniowanie parametrów projektu,

b.    w oparciu o szablony projektów,

c.     poprzez łączenie lub dzielenie projektów,

d.    import danych z arkusza np. Excel. "

2)    System powinien zapewniać rejestrowanie co najmniej następujących atrybutów projektu:

a.    harmonogram realizacji

b.    nazwa projektu,

c.     rodzaj projektu,

d.    budżet projektu,

e.    osoby przypisane do realizacji określonych zadań w projekcie,

f.      źródło finansowania projektu,

g.    wykonawców (branżami i etapami),

h.    i inne

3)    System powinien mieć możliwość definiowania budżetu na różnych poziomach (zadaniach, grupach zadań, etapach, kategoriach kosztów, latach).

4)    System powinien mieć możliwość definiowanie harmonogramu projektu i zadań w projekcie:

a.    nazwa zadania,

b.    data rozpoczęcia projektu,

c.     data zakończenia projektu/zadania wg. harmonogramu bazowego,

d.    datę rozliczenia projektów

e.    odchylenie realizacji projektu/zadania w dniach

f.      komentarz do zadania

g.    wykonawca zadania,

5)        System powinien zapewnić możliwość określenia czasu trwania zadań wraz z opcją automatycznego wyliczania czasu trwania zadań po podaniu daty rozpoczęcia i zakończenia zadania.

6)        System powinien mieć możliwość dodania szczegółowego opisu zadania/grupy zadań/etapu/projektu.

7)        System powinien możliwość określenia osoby odpowiedzialnej za wykonanie zadania.

8)        System powinien mieć możliwość powiązania Umowy z projektem.

9)        System powinien możliwość dołączania dokumentów do projektów/zadań/grup, zadań/etapów.

10)     System powinien dać możliwość dołączenia dokumentacji w postaci załącznika wraz z zachowaniem poprzednich wersji dokumentacji oraz oznaczeniem obowiązującej wersji dokumentacji i daty jej dodania.

11)     System powinien mieć możliwość eksportu danych dotyczących budżetów oraz harmonogramów do pliku Excel.

12)     System powinien mieć możliwość rejestracji czasu pracy zespołu projektowego.

13)     System powinien zapewnić możliwość śledzenia statusu projektu i informowanie o krytycznych terminach, przekroczeniu budżetu.

14)     System powinien mieć możliwość wyświetlenia sumy projektów rozumianej jako zestawienie zbiorcze poszczególnych projektów wraz z ich podsumowaniem.

15)     System powinien zapewnić informacje o wszystkich wykonanych pracach.

16)     System powinien mieć możliwość dodawania notatek do każdej czynności zarejestrowanej w harmonogramie.

17)     System powinien mieć możliwość zdefiniowania zakresu ról projektowych.

18)     System powinien możliwość przydzielania zastępstw na projekcie

19)     System powinien zapewnić możliwość przypisania zasobu do zadania projektowego/grupy zadań/etapu/projektu.

20)     System powinien umożliwiać definiowanie zasobów projektowych:

a.    dodawanie/modyfikacja danych zasobów w projekcie,

b.    zdefiniowanie jednostek zasobów,

c.     określenie ceny jednostkowej zasobu.

21)     System powinien umożliwiać generowanie zestawień/raportów porównujących stan planowany oraz realizację dla następujących obszarów:

a.         harmonogram,

b.         wskaźniki,

c.         budżet,

d.         czas pracy w projekcie.

22)     System powinien umożliwiać generowanie zestawień/raportów w oparciu o:

a.         wskazany zakres dat,

b.         nazwę projektu,

c.         komórkę organizacyjną.

23)     System powinien umożliwiać automatyczne przejście do szczegółów danego obszaru z wygenerowanego zestawienia/raportu.

24)     System powinien wyświetlać alerty w przypadku przekroczenia:

a.    terminów określonych w harmonogramie,

b.    wskaźników,

c.     budżetu,

25)     System powinien zapewnić ewidencjonowanie i szczegółowe rozliczanie projektów wieloletnich.

26)     System powinien mieć możliwość rejestracji kosztów projektu.

27)     System powinien zapewnić rejestr ryzyka w projekcie.

28)     System powinien zapewnić rejestracje odbiorów wraz z możliwością dołączenia protokołu odbioru.

29)     Wszystkie raporty muszą dawać możliwość filtrowania i sortowania danych

30)     Wszystkie raporty muszą dawać możliwość eksportu do Excela, PDF.

Organizator przewiduje spotkania w: .

Organizator dopuszcza udział online: TAK

REGULAMIN PRZEPROWADZANIA WSTĘPNYCH KONSULTACJI RYNKOWYCH

związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na Zaprojektowanie i wykonanie systemu do zarządzania i usprawniania procesów wewnętrznych w Urzędzie Gminy Tomice.

§ 1

Zakres stosowania Regulaminu

1.    Regulamin określa zasady prowadzenia przez Zamawiającego: Urząd Gminy Tomice, ul. Wadowicka 51, 34-100 Tomice wstępnych konsultacji rynkowych.

2.    Przedmiotem Wstępnych Konsultacji Rynkowych jest stworzenie i wdrożenie rozwiązania technicznego w postaci wykonanie aplikacji, które zwiększać będzie bezpieczeństwo mieszkańców Gminy ze szczególnym uwzględnieniem osób starszych, narażonych na liczne oszustwa i wyłudzeni.

§ 2

Definicje

Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o:

1)    ustawie PZP – rozumie się przez to ustawę z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (zwaną dalej również „ustawą PZP”);

2)    Wstępne Konsultacje Rynkowe – rozumie się przez to wstępne konsultacje rynkowe (zwane dalej również „Konsultacjami”) unormowane przepisami art. 84 ustawy PZP;

3)    Ogłoszeniu – rozumie się przez to ogłoszenie o Wstępnych Konsultacjach Rynkowych;

4)    Postępowaniu o udzielenie zamówienia – rozumie się przez to planowane postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w przedmiocie zamówienia, którego dotyczą Wstępne Konsultacje Rynkowe;

5)    Regulaminie – rozumie się przez to niniejszy regulamin przeprowadzania Wstępnych Konsultacji Rynkowych;

6)    Uczestniku – rozumie się przez to podmiot biorący udział we Wstępnych Konsultacjach Rynkowych prowadzonych przez Zamawiającego;

7)    Zamawiającym – rozumie się przez to Gminę Ogrodzieniec.

§ 3

Postanowienia ogólne

1.    Decyzję o przeprowadzeniu Wstępnych Konsultacji Rynkowych w imieniu Zamawiającego podejmuje Wójt Gminy Tomice.

2.    Wszelkie czynności w ramach prowadzonych Wstępnych Konsultacji Rynkowych, o których mowa
w niniejszym Regulaminie, w imieniu i na rzecz Zamawiającego wykonuje osoba lub osoby wyznaczone
w tym celu przez Zamawiającego.

3.    Przeprowadzenie Wstępnych Konsultacji Rynkowych nie zobowiązuje Zamawiającego do wszczęcia Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, którego dotyczyły te konsultacje.

4.    Wstępne Konsultacje Rynkowe prowadzone są na podstawie i zgodnie z art. 84 ustawy PZP.

5.    Wstępne Konsultacje Rynkowe prowadzi się w sposób zapewniający zachowanie zasady przejrzystości, uczciwej konkurencji oraz równego traktowania potencjalnych wykonawców.

6.    Wstępne Konsultacje Rynkowe prowadzone są w języku polskim. W przypadku informacji przekazywanych w innym języku, Uczestnik zapewni ich tłumaczenie na język polski.

7.    Uczestnik przystępujący do Wstępnych Konsultacji Rynkowych ma obowiązek zachowania w tajemnicy wszystkie informacje i materiały przekazane w toku prowadzonych Konsultacji przez Zamawiającego.

8.    Zamawiający nie ujawni w toku Konsultacji ani po ich zakończeniu informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli Uczestnik, nie później niż wraz z przekazaniem informacji Zamawiającemu, zastrzegł, że przekazywane informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa i nie mogą być udostępniane innym podmiotom.

9.    Wstępne Konsultacje Rynkowe mają charakter jawny i nieodpłatny.

10.     Uczestnicy przystępując do Konsultacji, wyrażają zgodę na wykorzystanie przekazanych informacji i materiałów na potrzeby przygotowania dokumentacji niezbędnej do wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

11.     Jednocześnie Uczestnicy Konsultacji przystępując do Konsultacji wyrażają zgodę na wykorzystanie materiałów i informacji przekazanych Zamawiającemu w toku Konsultacji, stanowiących utwór w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych i przekazują do nich autorskie prawa majątkowe oraz prawa zależne wraz z prawem zezwolenia na wykonywanie praw zależnych w celu wykorzystania tych materiałów i informacji do przygotowania dokumentacji niezbędnej do wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

12.      Uczestnicy Konsultacji oraz Zamawiający gwarantują, iż przekazywane w toku prowadzonych Konsultacji informacje i materiały nie będą naruszały praw osób trzecich.

13.     Wybór Wykonawcy zamówienia publicznego, którego dotyczą Konsultacje, zostanie dokonany w trakcie odrębnej procedury, stanowiącej postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego prowadzone na podstawie przepisów ustawy PZP.

14.     Jeśli Konsultacje poprzedzają wszczęcie Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości równej lub wyższej od progów UE, Zamawiający poinformuje Uczestników o tym, że udział w Konsultacjach jest traktowany jako zaangażowanie w przygotowanie Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz o wynikającej z tego konieczności uwzględnienia ww. faktu przy wypełnianiu formularza Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia. Zamawiający podejmuje niezbędne środki w celu zapewnienia, że udział Uczestników w planowanym Postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego nie zakłóci konkurencji, w szczególności przekazuje pozostałym wykonawcom istotne informacje, które przekazał lub uzyskał w związku z zaangażowaniem Uczestników w przygotowanie Postępowania oraz wyznacza odpowiedni termin na złożenia ofert.

15.     Informacja o zastosowaniu Konsultacji jest publikowana w ogłoszeniu o zamówieniu, którego dotyczyły dane Konsultacje.

16.     Zamawiający może również w toku prowadzonych konsultacji rozszerzyć krąg podmiotów, z którymi będzie prowadzić konsultacje. 

§ 4

Cel i przedmiot Konsultacji

1.    Celem Wstępnych Konsultacji Rynkowych jest uzyskanie przez Zamawiającego informacji w zakresie niezbędnym do przygotowania Postępowania i poinformowanie wykonawców o swoich planach i wymaganiach dotyczących zamówienia.

2.    Przedmiotem Konsultacji mogą być w szczególności:

1)    pozyskanie informacji o charakterze technicznym, organizacyjnym, ekonomicznym, prawnym w zakresie dotyczącym:

a)    opisu przedmiotu planowanego zamówienia;

b)    możliwości podziału zamówienia na części ze względu na specyfikę zamówienia; (c) oszacowania wartości zamówienia;

c)    warunków udziału w postępowaniu;

d)    istotnych postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego;

2)    poinformowanie wykonawców o wymaganiach Zamawiającego dotyczących planowanego Postępowania;

3)    informacje związane z realizacją zamówienia i jego kosztami zgodnie z potrzebami Zamawiającego;

4)    zebranie innych informacji służących do opracowania dokumentacji planowanego Postępowania.

3.    W toku Konsultacji Zamawiający jest uprawniony do ograniczenia lub rozszerzenia zakresu przedmiotu Konsultacji do wybranych przez siebie zagadnień, o ile w jego ocenie pozwoli to na uzyskanie wszystkich istotnych informacji dla planowanego postępowania o udzielenie zamówienia.

4.    Zakres Wstępnych Konsultacji Rynkowych został określony w Ogłoszeniu.

§ 5

Wszczęcie Konsultacji

1.    Konsultacje zostają wszczęte z dniem zamieszczenia Ogłoszenia.

2.    Zamawiający zamieszcza Ogłoszenie o Konsultacjach na swojej stronie internetowej www.tomice.pl oraz na stronie https://konkursy.govtech.gov.pl/,na których publikacja Ogłoszenia ma charakter oficjalny. W przypadku rozbieżności dat, datą wszczęcia Konsultacji jest data pierwszej publikacji na stronie internetowej Zamawiającego.

3.    W Ogłoszeniu Zamawiający wskazuje w szczególności:

1)    cel prowadzenia Konsultacji;

2)    podstawowe wymagania dopuszczenia do udziału w Konsultacjach (ewentualnie warunki zaproszenia do udziału w Konsultacjach oraz dokumenty lub oświadczenia potwierdzające ich spełnienie);

3)    termin, miejsce i sposób złożenia zgłoszenia do udziału w Konsultacjach;

4)    sposób porozumiewania się z Uczestnikami.

4.    Zamawiający może również, niezależnie od zamieszczenia Ogłoszenia na swojej stronie internetowej, poinformować wybrane przez siebie podmioty o zamiarze przeprowadzenia Konsultacji. W tym celu Zamawiający może w szczególności przesłać do wybranych podmiotów informację w formie pisemnej lub elektronicznej o zamiarze przeprowadzenia Wstępnych Konsultacji Rynkowych.

5.    Nieprzystąpienie do Konsultacji nie ogranicza praw oraz nie działa na niekorzyść potencjalnych Wykonawców w planowanym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Wzięcie udziału w Konsultacjach przez dany podmiot nie wpływa na możliwość wzięcia przez niego udziału w planowanym postępowaniu o udzieleniu zamówienia publicznego. Przeprowadzenie Konsultacji nie zobowiązuje Zamawiającego do wszczęcia postępowania o udzieleniu zamówienia publicznego, którego dotyczyły Konsultacje.

6.    Zamawiający w Ogłoszeniu może określić maksymalną liczbę Uczestników, którzy zostaną wybrani wśród wszystkich podmiotów zgłaszających się do udziału w Konsultacjach oraz Zamawiający może określić ramy czasowe przeprowadzenia konsultacji.

7.    Zamawiający zastrzega możliwość dołączenia do Ogłoszenia materiałów, które będą wykorzystywane podczas Konsultacji.

§ 6

Organizacja Konsultacji

1.    Zamawiający może zaprosić do udziału w Konsultacjach Uczestników wybranych spośród wszystkich podmiotów, które złożą prawidłowo sporządzone zgłoszenie do udziału w Konsultacjach oraz ewentualnie dodatkowe oświadczenia lub dokumenty, których Zamawiający zażąda w Ogłoszeniu, działając zgodnie z zasadami prowadzenia Konsultacji. Zapraszając do udziału w Konsultacjach Zamawiający będzie miał na uwadze realizację celu prowadzenia Konsultacji oraz zapewnienie jego efektywności. Zamawiający jest uprawniony do określenia w Ogłoszeniu o Konsultacjach warunków zaproszenia do udziału w Konsultacjach.

2.    W przypadku, gdy w zgłoszeniu do udziału w Konsultacjach Uczestnik nie dołączył w określonym przez Zamawiającego terminie wymaganych oświadczeń lub dokumentów, Zamawiający ma prawo wezwać takiego Uczestnika do uzupełnienia dokumentacji.

3.    W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może zaprosić do udziału w Konsultacjach podmioty, które złożą zgłoszenie do udziału w Konsultacjach po wyznaczonym terminie.

4.    Zamawiający w Ogłoszeniu może określić wzór zgłoszenia do udziału w Konsultacjach. Uczestnicy zaproszeni do udziału w Konsultacjach zostaną poinformowani o tym fakcie przez Zamawiającego, w sposób określony w Ogłoszeniu.

5.    Zamawiający komunikuje się z Uczestnikami za pomocą korespondencji wysłanej na podany przez Uczestnika adres do korespondencji lub adres poczty elektronicznej. Każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt otrzymania korespondencji.

§ 7

Sposób prowadzenia Konsultacji

1.    O formie Konsultacji decyduje Zamawiający w Ogłoszeniu lub w zaproszeniu do Konsultacji kierowanym do Uczestników.

2.    Zamawiający nie jest zobowiązany do prowadzenia Konsultacji w określonej formie z wszystkimi Uczestnikami oraz może decydować o różnych formach Konsultacji z różnymi Uczestnikami, w zależności od merytorycznej treści stanowisk przedstawionych przez Uczestników w związku z Konsultacjami, z poszanowaniem zasad przejrzystości, uczciwej konkurencji i równego traktowania Uczestników.

3.    Konsultacje mogą przybrać w szczególności formę:

1)    wymiany korespondencji w postaci pisemnej lub elektronicznej;

2)    wideokonferencji z Uczestnikami;

3)    spotkania indywidualnego z Uczestnikami;

4)    spotkania grupowego z Uczestnikami, na określony przez Zamawiającego temat oraz w określonych przez Zamawiającego terminach, w siedzibie Zamawiającego.

4.    Zamawiający może zadecydować o prowadzeniu Konsultacji z wykorzystaniem wybranych lub wszystkich ww. form komunikacji.

5.    Zamawiający zastrzega sobie prawo do nagrywania dźwięku lub obrazu podczas prowadzonych Konsultacji. Uczestnicy przystępując do Konsultacji wyraża zgodę na utrwalanie wizerunku, nagrywanie prowadzonych konsultacji.

6.    W ramach prowadzonych Konsultacji dopuszcza się przekazywanie materiałów, informacji, treści związanych z przedmiotem Konsultacji przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

7.    Zamawiający może w każdej chwili zrezygnować z prowadzenia Konsultacji z wybranym Uczestnikiem, jeżeli uzna, że przekazywane przez niego informacje nie są przydatne do osiągnięcia celu Konsultacji.

8.    W trakcie Konsultacji Zamawiający może korzystać z doradztwa ekspertów, władzy publicznej lub wykonawców. Doradztwo to może być wykorzystane przy planowaniu, przygotowaniu lub przeprowadzeniu Postępowania o udzielenie zamówienia pod warunkiem, że nie powoduje to zakłócenia konkurencji ani naruszenia zasad równego traktowania wykonawców i przejrzystości.

9.    Podmioty doradzające Zamawiającemu zobowiązane są do zachowania poufności na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie.

§ 8

Zakończenie Konsultacji

1.    Konsultacje będą trwały do czasu, aż Zamawiający uzna, że osiągnięty został ich cel albo uzna, że dalsze prowadzenie Konsultacji jest niecelowe. Zamawiający nie jest zobowiązany do podawania uzasadnienia swojej decyzji.

2.    Jeżeli Zamawiający podejmie decyzję o wszczęciu Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, które zostało poprzedzone Konsultacjami, w dokumentacji postępowania zawrze informację o ich przeprowadzeniu. Jednocześnie Zamawiający podejmie niezbędne środki w celu zapewnienia, że udział Uczestników  w planowanym Postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego nie zakłóci konkurencji.

3.    Zamawiający niezwłocznie poinformuje o zakończeniu Konsultacji umieszczając informację na swojej stronie internetowej www.tomice.pl oraz na stronie https://konkursy.govtech.gov.pl/, a w przypadku zakończenia Konsultacji po zaproszeniu wybranych Uczestników do udziału w Konsultacjach, również poprzez przekazanie informacji Uczestnikom.

§ 9

Protokół z Konsultacji

1.    Z przeprowadzenia Konsultacji Zamawiający sporządza protokół, zawierający co najmniej:

1)    informację o przeprowadzeniu Konsultacji;

2)    informację o podmiotach, które uczestniczyły w Konsultacjach;

3)    informację o potencjalnym wpływie Konsultacji na planowanie, przygotowanie lub przeprowadzenie Postępowania.

2.    Protokół wraz z załącznikami jest jawny, z zastrzeżeniem informacji, o których mowa w §3 ust. 8 Regulaminu.

3.    Korespondencja, protokoły, pisma, opracowania, opinie i inne dokumenty związane z Konsultacjami pozostają w dyspozycji Zamawiającego i nie podlegają zwrotowi po zakończeniu Konsultacji. Zamawiający może zwrócić Uczestnikowi, na jego żądanie, próbki, sprzęt lub inne materiały przekazane w związku z Konsultacjami.

§ 10

Koszty i środki odwoławcze

1.    Każdy uczestnik Konsultacji samodzielnie ponosi wszelkie koszty powstałe w związku z przygotowaniem do udziału i swoim udziałem w Konsultacjach.

2.    Uczestnikom Konsultacji nie przysługują żadne roszczenia w zakresie wstępnych konsultacji rynkowych w stosunku do Zamawiającego, w tym w szczególności z tytułu zwrotu kosztów przygotowania do udziału i udziału w Konsultacjach.

3.    Uczestnikom Konsultacji i innym podmiotom w zakresie prowadzonych Konsultacji nie przysługują środki ochrony prawnej określone w ustawie PZP.

§ 11

Dane osobowe

W przypadku, gdy Zamawiający pozyska dane osobowe w związku z prowadzeniem Konsultacji, zobowiązany jest do przestrzegania przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, w szczególności wynikających
z przepisów rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.
w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) oraz przepisów ustawy dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

§ 12

Wejście w życie Regulaminu

Regulamin wchodzi w życie po jego podpisaniu, z chwilą publikacji na stronie internetowej Zamawiającego na stronie internetowej www.tomice.pl  oraz na stronie https://konkursy.govtech.gov.pl/.